E-facturatie verplicht vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen - dus ook bepaalde vzw’s - overschakelen naar gestructureerde elektronische facturatie als ze facturen verzenden naar elkaar. Voor jeugdverblijven is het belangrijk om tijdig te bekijken of deze verplichting ook voor jouw uitbating geldt en in dat geval je systemen klaar te maken voor deze overgang.
Bied je enkel zelfkook aan, dan val je normaal gezien niet onder de verplichting, maar kan je soms toch nog op andere manieren geconfronteerd worden met e-facturatie.
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een digitale factuur in een gestructureerd XML-formaat, die automatisch kan worden verwerkt door boekhoud- en facturatiesoftware. Dit is niet hetzelfde als een pdf-factuur per mail. E-facturatie verloopt via Peppol, een internationaal beveiligd netwerk voor uitwisseling van elektronische documenten. Je facturatiesoftware maakt verbinding met dat netwerk om facturen automatisch te verzenden en te ontvangen.
Valt jouw uitbating onder de verplichting?
Ben je een Belgische onderneming met een actief btw-nummer? Dan geldt de verplichting vanaf 1 januari 2026 voor zowel het versturen als ontvangen van facturen met andere btw-plichtige ondernemingen. Ook organisaties met een gemengde btw-plicht kunnen onder de regeling vallen.
Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als je volledig vrijgesteld bent van btw door artikel 44 van het btw-wetboek (zie pagina 9 in HuisWerk 80). Belangrijk voor gemengd btw-plichtigen: ook voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door dit artikel 44, is er geen verplichting om e-facturen te verzenden of te ontvangen.
Ben je enkel btw-vrijgesteld via de kleine ondernemersregeling? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
Voor niet-btw-plichtige klanten (de meeste verenigingen, maar bijvoorbeeld ook vriendengroepen) mag je gewoon blijven werken met pdf-facturen.
Twijfel je? Gebruik de online tool van de overheid om te checken of je onder de verplichting valt.
Welke software heb ik nodig?
Om e-facturen te kunnen verzenden en ontvangen, heb je een facturatie- of boekhoudpakket nodig met een Peppol Access Point.
- De boekingsmodules Plus/Service van Kampas en de reservatiesoftware voor volpension Ceros zullen tegen 2026 een koppeling voorzien met Peppol.
- Naast Billit bestaan er nog andere alternatieven, zoals eenvoudigfactureren.be, odoo, scrada, WeFact, Billtobox …
- Veel boekhoudpakketten bieden ook een geïntegreerde koppeling aan.
Wat als iemand e-facturatie vraagt, ook al ben je vrijgesteld?
We ervaren dat sommige klanten (zoals scholen) een e-factuur verwachten, ongeacht jouw btw-regeling. Met een gratis account bij Billit kan je facturen via Peppol aanleveren. Ook via het Mercuriusportaal van de overheid kan je dat gratis doen. Als je werkt met Assist, kan je werken met hun gratis facturatiemodule. Of je maakt gebruik van de boekingsmodules van Kampas of Ceros.
Nog vragen?
Heel wat info vind je op de website van de overheid over e-facturering of neem contact op met je softwareleverancier of boekhouder of CJT.
