Nieuwe uitbater

Een jeugdverblijfcentrum kan je niet op elke plaats onderbrengen. De wetgeving op de ruimtelijke ordening en de omgevingsvergunningen bepaalt een aantal spelregels. Wie niet in orde is, kan dan ook achteraf met grote problemen geconfronteerd worden (tot en met sluiting en/of herstel in oorspronkelijke toestand). Bovendien is de wetgeving behoorlijk ingewikkeld voor leken. Daarom raden we elke starter aan om sowieso eerst eens langs te gaan bij de gemeentelijke dienst stedenbouw.

Toch enkele eenvoudige vuistregels:

• Jeugdverblijfcentra liggen in principe correct gezoneerd in woongebied of recreatiegebied (of concreter: verblijfsrecreatiegebied). BPA's of RUP's kunnen echter andere bepalingen omvatten, waardoor jeugdverblijfcentra in andere zones zone-eigen kunnen worden of jeugdverblijfcentra in woongebied of (verblijfs)recreatiegebied zonevreemd.
• Omgevingsvergunningen hebben niet alleen betrekking op het gebouw, maar ook op de functie. M.a.w. om correct vergund te zijn, moet in de vergunning ook sprake zijn van een verblijfsfunctie.
• Omdat pas sinds de invoering van de gewestplannen (doorheen de jaren '70) vergunningen worden uitgereikt, worden gebouwen die ouder zijn, beschouwd als vergund (op voorwaarde dat er nadien geen vergunningsplichtige werken zijn uitgevoerd). Functies worden pas toegekend sinds 1984. Als het gebouw reeds voor die datum fungeert als jeugdverblijf, kan er dus ook geen probleem zijn.
• Een gebouw is hoofdzakelijk vergund als minstens 90 % van het bruto bouwvolume vergund is of vergund geacht wordt. Regulariseren is onder bepaalde voorwaarden mogelijk, maar is geval per geval te bekijken.

Meer info op onze pagina rond ruimtelijke ordening.

Jeugdverblijfcentra vallen onder het logiesdecreet en moeten zich aanmelden bij Toerisme Vlaanderen. Uitzondering op die regel zijn jeugdlokalen die minder dan 60 dagen verhuren aan jeugdgroepen en kampeerterreinen die minder dan 75 dagen per jaar verhuren aan jeugdgroepen. Voor beide uitzonderingen volstaat een melding bij de gemeente. Voor beide categorieën (jeugdlokalen en kampeerterreinen) gelden geen specifieke Vlaamse regels, al kan een jeugdlokaal met beperkte verhuur natuurlijk ook de keuze maken om zich toch aan te melden bij Toerisme Vlaanderen.

Aangemelde verblijven moeten voldoen aan basisnormen die gelden voor elk toeristisch logies. Voor jeugdverblijven komen daar nog verplichte uitbatingsvoorwaarden en een vrijwillige erkenning bij. Een aangemeld verblijf heeft zeker een aantal voordelen. Gebruikers weten bijvoorbeeld dat het gebouw brandveilig en hygiënisch is. Wie bovendien kiest voor een vrijwillige erkenning en voldoet aan de comfortclassificatienormen kan bij de Vlaamse overheid ook aankloppen voor subsidies.

Meer info op onze pagina rond het logiesdecreet.

Jeugdverblijfcentra richten zich hoofdzakelijk op jeugdgroepen. Toch is er ook binnen deze groep nog een grote diversiteit: jeugdbewegingen op kamp, cursussen voor jeugdleiders, instellingen met kinderen met een handicap, schoolwerkweken, oudleidingsweekends enz. Soms vinden ook volwassenengroepen de weg naar een jeugdverblijf.

Sommige starters maken de fout om zo veel mogelijk verschillende doelgroepen te willen bereiken, met het oog op een zo goed mogelijke bezettingsgraad (bijv. jeugdwerk tijdens weekends en vakantieperiodes, scholen tijdens de midweken in het schooljaar, familiegroepen in de examenperiodes ...). In de praktijk stellen we echter vast dat de meeste jeugdverblijfcentra slechts een bepaald segment kunnen bereiken. Verschillende doelgroepen stellen immers verschillende verwachtingen en die kan je moeilijk allemaal onderbrengen in één gebouw. Daarom moet elke starter keuzes durven maken. Wat zijn de (mogelijke) troeven van gebouw, omgeving en medewerkers en voor welk segment van de jeugdgroepen zijn deze troeven het aantrekkelijkst? Pas als je dat weet, kan je op een verstandige manier promotie beginnen voeren. Je kan dan ook de promotiemiddelen en promotiekanalen bepalen.

Meer info op onze pagina rond promotie.

De keuze tussen volpension en zelfkook heeft onmiskenbaar een aantal gevolgen. Als je een inkomen wilt verwerven uit de uitbating van een jeugdverblijfcentrum, ben je zo goed als verplicht om maaltijden aan te bieden. Een tussenoplossing is samenwerken met een traiteur.

De keuze bepaalt ook sterk welke doelgroepen je vooral bereikt. Jeugdverenigingen op kamp of weekend koken liever zelf, terwijl scholen meestal verkiezen om maaltijden te kunnen bestellen. Nog belangrijk om weten: klanten die kiezen voor volpension, zijn een trouw publiek en keren vaak elk jaar naar hetzelfde jeugdverblijfcentrum terug. Voor startende volpensionhuizen kan het dus jaren duren vooraleer een voldoende groot klantenbestand is opgebouwd en een 'leefbare' bezettingsgraad wordt gehaald.

De inrichting van de keuken is heel verschillend, naargelang je zelfkook of volpension of beide formules aanbiedt. Wie groepen zelf laat koken, kan een relatief eenvoudige keuken ter beschikking stellen. Voor volpension gelden echter andere spelregels: de HACCP-richtlijnen.

Meer info op onze pagina rond de keuken.

De boekingsmodule van Kampas maakt het voor groepen mogelijk om hun favoriete locatie snel en eenvoudig online te kunnen reserveren. Maar ook voor jou als uitbater biedt de module heel wat voordelen: het maakt jouw (administratief) werk een stuk gemakkelijker!

Kampas beschikt voor elk type jeugdverblijf over de geschikte formule die aansluit bij jouw situatie, noden en wensen. Als nieuwe uitbater twijfel je waarschijnlijk nog over welke formule het best aansluit bij jouw uitbating. Daarom gidsen we je graag verder, klik op onderstaande banner en ontdek ons advies.

Uitbaten start vaak met een verbouwing of zelfs een nieuwbouw. Het spreekt voor zich dat een grondige voorbereiding hiervan achteraf heel wat ellende kan besparen. Een jeugdverblijfcentrum stelt immers heel specifieke eisen, enkel op die manier kan maximaal voldaan worden aan de behoeften van jeugdgroepen. Zo hechten niet alle jeugdgroepen even veel belang aan comfort, voldoende speelruimte of vergaderlokalen zijn vaak van groter belang. Hou daar dus zeker rekening mee in het ontwerp.

Een aantal aspecten verdienen zeker extra aandacht tijdens het (ver)bouwen:

• Erkende jeugdverblijfcentra moeten brandveilig zijn. Voor jeugdverblijfcentra gelden op Vlaams niveau duidelijke normen. Omdat de toekenning van het brandveiligheidsattest een taak is van de burgemeester, is het zeker aangewezen op voorhand de bouwplannen te bespreken met de plaatselijke brandweer. Zo vermijd je achteraf aanpassingen te moeten uitvoeren.
• Vanaf 2010 worden bij het toekennen van een omgevingsvergunning ook eisen opgelegd rond toegankelijkheid. In dat geval is het advies van een toegankelijkheidsbureau meestal noodzakelijk.
• Duurzaam bouwen is de toekomst, al is het maar om te besparen op de energiefactuur. Bij grotere bouwwerken kunnen jeugdverblijfcentra ook vallen onder het energieprestatiebesluit.
• De meeste jeugdverblijfcentra dienen ook rekening te houden met de bepalingen uit het legionellabesluit.
• Wat doe je met het afvalwater? Is het gebouw aangesloten op de riolering of moet je zelf nog een waterzuivering voorzien?
• Volpensionkeukens dienen te voldoen aan de HACCP-richtlijnen.

Als je samenwerkt met een aannemer, vergeet dan niet te checken of deze sociale of fiscale schulden heeft. Ook de bouwheer kan immers aansprakelijk gesteld worden om de schulden bij te passen.

Meer info op onze pagina rond (ver)bouwen.

Jeugdverblijfcentra komen in aanmerking voor verschillende subsidies:

• De voornaamste infrastructuursubsidies kunnen aangevraagd worden bij Toerisme Vlaanderen en het Departement Cultuur, Jeugd en Media. De prioriteiten voor 2024 bij Toerisme Vlaanderen zijn brandveiligheid en energiebesparing. Er wordt 650 000 euro voorzien voor brandveiligheid, 1,1 miljoen euro voor energiebesparing. Maximaal subsidiepercentage is 60 % voor brandveiligheid, 40 % voor energiebesparing. Het maximale subsidiebedrag bedraagt 150 000 euro per erkend jeugdverblijf. Voor hogere subsidiebedragen (vanaf 150 000 euro) kunnen jeugdverblijfcentra uitgebaat door een rechtspersoon met sociaal oogmerk aankloppen bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media. De sectorale prioriteiten zijn momenteel veiligheid, toegankelijkheid en duurzaamheid. De subsidie bedraagt ook hier maximaal 60 % van de bouwkost. Check voor beide subsidies telkens of je voldoet aan de voorwaarden.
• Departement Cultuur, Jeugd en Media subsidieert ook de werking van de erkende jeugdverblijven, maar legt nog enkele extra voorwaarden op. Jeugdverblijfcentra type basis en standaard komen in aanmerking voor werkingssubsidies, jeugdverblijfcentra type comfort komen in aanmerking voor werkingssubsidies en personeelssubsidies.
• Jeugdverblijfcentra die tegelijk jeugdlokaal zijn, genieten soms ook bijkomend van gemeentelijke subsidies.
• Duurzame investeringen kunnen vaak genieten van bijkomende premies.

Infrastructuursubsidies van Toerisme Vlaanderen kunnen niet gecumuleerd worden met andere Vlaamse subsidies, maar bijvoorbeeld wel met provinciale of gemeentelijke premies. Toch is voorzichtigheid geboden. Als je immers bij een bouwproject minstens 140 000 euro (zonder btw) uitbesteedt én in totaal meer dan 50 % gesubsidieerd wordt, kan je onder de wetgeving op overheidsopdrachten vallen.

Meer info op onze pagina rond subsidies.

Twee op de drie jeugdverblijven wordt uitgebaat door een vzw. Heel wat starters overwegen dan ook de oprichting van een vzw. Logisch, want een vzw beschikt over een aantal troeven: het eigen vermogen staat los van het vermogen van de vzw, als uitbater draag je een beperkte aansprakelijkheid en het opent de deur naar werkings- en personeelssubsidies (zie vorig punt). Daar staat tegenover dat er een aantal administratieve verplichtingen bijkomen. Aan jou om voor- en nadelen af te wegen.

Een jeugdverblijf heeft medewerkers nodig: personeel of vrijwilligers. Welke mensen je waar inzet, is zeker een denkoefening waard.

Werken met personeel kan verleidelijk zijn, maar zorgt voor een grote structurele kost en heel wat verplichtingen. Daardoor vind je in de praktijk vooral personeel in volpensionhuizen en slechts uitzonderlijk in de (grotere) zelfkookhuizen.

Vrijwilligers zijn uiteraard goedkoper, maar soms zijn ze moeilijker te vinden.

Een mix van personeel en vrijwilligers is ook mogelijk, maar vraagt goede afspraken en een duidelijke taakverdeling.

Meer info op onze pagina over vrijwilligers of personeel.

Het is niet de bedoeling dat een jeugdverblijf een financiële strop wordt. Bij de start een realistisch financieel plan opstellen is dus allesbehalve een overbodige luxe.

Welke verschillende kosten moet je meenemen?

• terrein en gebouw (aankoop, huur of pacht, bouwkosten...)
• inrichting en meubilair
• onderhoudskosten
• energie
• verzekeringen en keuringen
• verplaatsingen
• secretariaatskosten (telefoon, internet, postzegels, drukwerk...)
• promotie
• indien personeel: personeelskosten
• indien volpension: grondstoffen

Op welke verschillende inkomsten kan je rekenen?

• verhuur
• verbruikte energie
• subsidies
• indien volpension: maaltijden

Belangrijk is uiteraard om een realistische prijs en bezettingsgraad te bepalen. Dit is van vele factoren afhankelijk en moet daarom geval per geval bekeken worden. Een kijkje nemen bij vergelijkbare jeugdverblijfcentra (qua capaciteit, comfort, uitrusting, omgeving ...) geeft vaak reeds een goede indicatie. Hou er wel rekening mee dat je enige tijd nodig hebt alvorens je jeugdverblijf 'op volle toeren' draait.

Meer info op onze pagina rond prijsbepaling.

Een jeugdverblijf zorgt per definitie af en toe voor wat overlast, al dan niet vermeend. Een goede relatie met de buren is daarom van heel groot belang en daar moet je als uitbater ook in investeren. Omdat heel wat mensen bang zijn voor het onbekende, is dit zeker voor startende jeugdverblijven belangrijk. Goed informeren is dan ook meer dan nuttig, bijvoorbeeld via een opendeurdag of een receptie.

Eens het jeugdverblijf opgestart is, kan je een aantal maatregelen nemen om lawaaihinder, geurhinder, storende nachtverlichting of te veel geparkeerde auto's zo veel mogelijk te vermijden. Als er schade wordt aangericht bij buurtbewoners, is het belangrijk dat deze ook vergoed wordt. Dit vraagt soms wat bemiddelingswerk van de uitbater.

Belangrijk ten slotte is dat buren een aanspreekpunt hebben waar ze steeds terecht kunnen bij problemen.

Meer info op onze pagina over buren.

De huurovereenkomst

In een huurovereenkomst worden afspraken tussen huurder en verhuurder wettelijk vastgelegd. Dit gebeurt best schriftelijk. De inhoud van de overeenkomst is vrij te bepalen zolang die niet in strijd is met de regelen van openbare orde en het dwingend recht. Aanvullend op de overeenkomst zijn de wettelijke bepalingen, vermeld in het Burgerlijk Wetboek, van toepassing. Enkel het opstellen van een plaatsbeschijving (art. 1730) is bij aanvang van de overeenkomst verplicht.

Wat wordt best opgenomen in de huurovereenkomst:

• plaats en datum van ondertekening
• naam en adres van de partijen (en hun vertegenwoordigers)
• plaats en datum van begin en einde van het verblijf
• ligging, comfort en belangrijkste kenmerken van het gehuurde goed
• aard en aantal inbegrepen diensten (bijvoorbeeld maaltijden)
• de prijs
• de betalingstermijn en de wijze van betaling (voor voorschot, waarborg en saldo)
• bijzondere afspraken
• voorwaarden om het contract te verbreken, hetzij door huurder, hetzij door verhuurder
• verwijzing naar het huishoudelijk reglement

Lees meer op onze pagina rond huurcontracten.

Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement bevat de huisregels van het jeugdverblijf en is doorgaans gekoppeld aan de huurovereenkomst.

Wat wordt opgenomen in een huishoudelijk reglement:

• personen waarop het reglement van toepassing is
• maximum aantal toegestane personen
• richtlijnen bij het gebruik van elektrische en verwarmingstoestellen, gasinstallatie, stookketel, alarminstallatie
• organisatie in de slaapkamers (gebruik van lakens, verplaatsen van bedden, vrijhouden van vluchtwegen)
• beperking van activiteiten in bepaalde ruimten (geen balspelen binnen, geen vuur)
• plaats en voorschriften voor het maken van een kampvuur
• richtlijnen voor de verzameling van afval, tijdstip van ophaling
• voorschriften bij het melden van schade en defecten
• voorschriften bij onderhoud en poetsen na het verblijf
• telefoonnummers van arts, ziekenwagen, brandweer, rijkswacht, politie, boswachter

Lees meer op onze pagina rond huishoudelijk reglement.

Let op: het ondertekenen van de huurovereenkomst en het huishoudelijk reglement is pas afdwingbaar door de uitbater als de tegenpartij meerderjarig is.