Hebben we toestemming nodig om persoonsgegevens van de groepsverantwoordelijke bij te houden?

Als twee partijen een contract afsluiten, hebben ze elkaars contactgegevens nodig. Daar hoef je dus op zich geen aparte toestemming voor te vragen, zolang je de gegevens enkel gebruikt in functie van het verblijf. Het gaat dan bijvoorbeeld over het opsturen van het huishoudelijk reglement, het afspreken van het aankomstuur of het nasturen van een evaluatieformulier.

Wat niet zomaar kan, is dat je deze contactgegevens achteraf bijhoudt en/of ‘misbruikt’ om promotiemailings te doen, kerstkaartjes te sturen of nog erger: de gegevens door te spelen aan andere organisaties. Voor al deze acties heb je wel toestemming nodig van de betrokkene.

Laat GDPR nog toe om contactgegevens van de groepsverantwoordelijke door te spelen aan de gemeente?

Ga eerst na of hiervoor een wettelijke basis is. Als een politiereglement of een beslissing van de  gemeenteraad jou verplicht om contactgegevens door te spelen, kan GDPR dit niet tegenhouden.

Anders ligt het als er geen wettelijke basis is. Dan moet aan twee voorwaarden worden voldaan:

1. Je hebt toestemming van de groepsverantwoordelijke dat zijn/haar gegevens voor bepaalde doeleinden mogen worden doorgegeven aan bepaalde instanties.
2. Je hebt met de gemeente een overeenkomst waarin wordt vastgelegd voor welke doeleinden de contactgegevens mogen gebruikt worden.

Gemakkelijker is dat je met de groepsverantwoordelijke afspreekt dat hij/zij contactgegevens doorgeeft aan de gemeente. Sommige gemeentes werken met een aanmeldformulier op hun website, om het zo gebruiksvriendelijk te houden.

Idem trouwens voor het doorspelen van contactgegevens van verblijvende groepen aan de buren. Sowieso is hiervoor geen wettelijke basis, dus eenvoudiger is om het zelf mee te geven als tip aan de groep.

Sommige groepen vragen ook de contactgegevens van de groep die voor of na hen verblijft. In dat geval vraag je best toestemming aan de tweede groep of zij hiermee akkoord gaan.

Laat GDPR nog toe om deelnemerslijsten op te vragen aan de verblijvende groep?

Dit is sowieso een wettelijke verplichting. “De wet van 1 maart 2007 houdende diverse bepalingen” omschrijft in artikel 141 tot 147 wat je precies moet doen. Dit wordt dan nog verder toegelicht in “het koninklijk besluit van 27 april 2007 betreffende de registratie en de controle van reizigers die verblijven in een toeristische verblijfsaccommodatie”. En ook hier geldt hetzelfde principe: GDPR kan je niet tegenhouden om de wet na te leven, uiteraard op voorwaarde dat je de gegevens enkel bijhoudt en gebruikt in functie van die wet.

Uitgebreide gegevens worden opgevraagd bij "elke meerderjarige en niet-begeleide minderjarige ouder dan 15 jaar". Omdat er telkens meerderjarigen aanwezig moeten zijn in een groep en alle minderjarigen bijgevolg kunnen beschouwd worden als begeleid, leggen we voor jeugdtoerisme zo de grens op 18 jaar.

We vatten nog kort even samen wat de regeling dan precies inhoudt:

• Bijhouden van de gegevens kan zowel digitaal als op papier.
• Vanaf de leeftijd van 18 jaar heb je volgende gegevens nodig: naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en nummer identiteitskaart.Belgische deelnemers geven ofwel hun naam, voornaam en rijksregisternummer ofwel hun naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en nummer identiteitskaart.
• Voor kinderen tot de leeftijd van 17 jaar volstaan naam en voornaam.
• Verblijvende groepen zijn verplicht om deze gegevens waarheidsgetrouw aan te leveren.
• De gegevens moet je tot zeven jaar na het verblijf bijhouden en kunnen ter beschikking stellen van de politie.

Kan je als uitbater de identiteitskaart opvragen?

Ja, als uitbater kan je het tonen van de indentiteitskaart of de vervangende documenten verplichten in functie van de registratieverplichting. Zelfs een kopie van de identiteitskaart of de vervangende documenten opvragen is toegestaan. De houder van de identiteitskaart of de vervangende documenten kan dan wel de gegevens die niet van toepassing zijn blurren. Het inlezen van een e-ID, zodat de vereiste gegevens kunnen worden overgenoemen in een databestand, kan niet verplicht worden. 

Kan je een boeking weigeren als de identiteitskaart of vervangende documenten niet worden aangeleverd? 

Ja, je kan een boeking weigeren als de gegevens voor het vervullen van de registratieverplichting niet worden aangeleverd.