Prijzen instellen in Kampas

Om prijsvergelijking mogelijk te maken, vragen we elke uitbater om te werken met een richtprijs per gebouw of per persoon (voor volpension inclusief ontbijt, middag- en avondmaal). Soms vraagt dat inderdaad wat rekenwerk. Maak je geen gebruik van de online boekingsmodule, dan zijn je prijzen altijd indicatief. Richtinggevend dus, en dat wordt ook vermeld op de website.

Kampas biedt toch nog wat extra mogelijkheden. Bij een 'prijs per persoon' kan je wel het minimaal aangerekende personen ingeven. Bij een 'prijs per nacht' een minimaal aantal aangerekende nachten. In het veld 'note' kan je wat extra uitleg geven bij je prijzen. Die uitleg is ook zichtbaar op de website. Bij een prijslijst in volpension kan je bovendien een link toevoegen naar de (uitgebreide) tarieven op je eigen website.

Jeugdverblijven die gesubsidieerd worden door het departement Cultuur, Jeugd en Media zijn verplicht om het jeugdwerk een lagere huurprijs toe te kennen dan andere groepscategorieën. Kampas hanteert dat principe voor alle aanbod.

De basis is altijd de laagste prijs voor het jeugdwerk. Andere soorten groepen betalen een procentuele meerprijs (in Kampas minstens 5 %) bovenop die basisprijs. Zo kom je tot vijf prijscategorieën:

1. Jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van 3 tot en met 30 jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis. Komen in aanmerking: erkende jeugdwerkorganisaties, alsook jeugdcultuurverenigingen, jeugdcatechesegroepen, jeugdorkesten, jeugdateliers, speelpleinwerkingen, jeugdvakantiewerkingen, vrijetijdswerkingen met kansarme jongeren, vrijetijdswerkingen met kinderen en jongeren met een beperking, politieke jongerenbewegingen, jeugdhuizen, studentenverenigingen, gemeentelijke jeugddiensten en -jeugdraden.
2. Onderwijs: erkende onderwijsinstellingen.
3. Andere jeugdgroepen: georganiseerde jeugdgroepen die niet horen tot de categorie jeugdwerk of onderwijs, zoals jeugdsportclubs en jeugdzorginstellingen.
4. Andere verenigingen: verenigingen voor volwassenen.
5. Niet-verenigingen: elke groep die niet tot bovenstaande categorieën hoort, denk aan vrienden- en familiegroepen of bedrijven.

Wanneer je aanbod rechtstreeks online via Kampas geboekt kan worden, is er een uitzondering op bovenstaande lijst. Sociale groepen die lid zijn van het netwerk van Iedereen Verdient Vakantie krijgen automatisch ook de laagste prijs van het jeugdwerk. Wie zelf de reservaties beheert, bepaalt dat natuurlijk zelf.

Ga naar 'mijn aanbod' in het overzicht van je uitbatersomgeving op Kampas. Per gepubliceerde entiteit kan je daar op jaarbasis de actieve prijslijsten zien, ze kleuren groen. Is de status van het lopende kalenderjaar oranje of rood, dan verschijnt deze entiteit niet in de zoekresultaten van groepen. Zijn andere jaartallen oranje of rood, dan zal je aanbod niet verschijnen wanneer de groep naar de beschikbaarheid op een datum in dat bewuste kalenderjaar zoekt.

Het is met andere woorden ook via de prijslijsten dat je bepaalt hoe ver in de toekomst je jouw verhuurkalender wenst weer te keven op Kampas (of voor de online boekingsmodule: hoe ver in de toekomst je online boekingen mogelijk wenst te maken). De status oranje kleurt groen wanneer je bij het opslaan ook 'gepubliceerd' aanvinkt.

In de prijzenmodule staat altijd een jaar klaar dat nog niet gepubliceerd kan worden. Wanneer je in dat jaar de prijzen invult, wordt de status nooit groen. De status blijft oranje en wordt groen wanneer het systeem dat toelaat. Kampas verhuurt uiterlijk het lopende kalenderjaar en de drie daaropvolgende jaren (waarom? Dat lees je hier).

Elke laatste zaterdag van april om 10 uur wordt een nieuw boekingsjaar geopend. Uitbaters die op dat moment de prijzen van dat bijkomende boekingsjaar ingevuld hebben, laten vanaf dan toe dat groep in een extra jaar kan zoeken en boeken. Natuurlijk lanceert CJT tijdig een oproep en staat het je als uitbater vrij om zelf te kiezen welke boekingsjaren je wenst te activeren.

Tarieven leeg laten of 0 invullen is niet mogelijk. Ook wanneer je enkel in de zomer verhuurt, moet je dus een prijs invullen voor midweek, weekend en kleine schoolvakanties. Neem hier dan je reguliere prijs over voor de periodes waarin je niet verhuurt. Je voorkomt boekingen in de zomer via een sluiting van de kalender voor specifieke periodes en/of door je capaciteit buiten de zomer op 0 te zetten.

Deze verhouding wordt weergegeven op de facturen wanneer je gebruik maakt van de online boekingsmodule van Kampas. Gebruik je deze module niet, dan kan je de velden gewoon leeg laten. Deze verhouding is belangrijk voor je roerende voorheffing.

Kunnen groepen je aanbod rechtstreeks online via Kampas boeken, dan is de waarborg erg belangrijk. Deze borg wordt ook via het platform aan de groep opgevraagd. Meer nog, via een afrekenmodule worden de extra kosten met deze waarborg verrekend. Een waarborg die voldoende (maar aanvaardbaar) hoog is, is dus erg belangrijk. 8 Je kan een vast bedrag ingeven en/of een toelage per nacht. Bijvoorbeeld: € 200 vast en € 50 toelage. Voor een weekend betaalt de groep dan een waarborg van € 300 (2 nachten), voor een kamp van 10 dagen wordt dat € 700.

Via ‘uitzonderingen’ is het mogelijk om de prijs van de basislijst (huurprijzen) voor een specifieke periode te overschrijven. Hier kan je bijvoorbeeld een hogere prijs voor kerst- en oudejaarsavond ingeven. Deze prijzen worden ook op de website weergegeven. Via de online boekingsmodule (voor wie daar gebruik van maakt) worden deze prijsuitzonderingen natuurlijk ook toegepast op een reservatie in deze periode.