7 tips voor een motiverend vrijwilligersbeleid

Bij de werking van een jeugdverblijf kunnen heel wat mensen betrokken zijn. Een belangrijke groep die we graag belichten zijn de vrijwilligers. Ze verzetten bergen werk en doen dit bovendien boordevol passie. Vrijwilligers, we zien ze graag, dus we houden ze allemaal graag zo lang mogelijk aan boord!

Wat kan je doen om hen te motiveren? En wat zegt de vrijwilligerswet?

1. Voorzie in de basisbehoeften

Elke mens heeft een aantal aangeboren basisbehoeften zoals voedsel, warmte, slaap e.d. Goed functioneren kan pas als aan deze behoeften voldaan is. Wanneer dat niet het geval is, is het moeilijk om zich te concentreren op iets anders. Dat geldt dus ook voor vrijwilligerswerk. Een muur metselen doe je bijv. liever niet met grote honger of dorst, in de kou vergaderen met drie jassen aan is evenmin prettig. Naast het feit dat je mensen op die manier minder goed laat presteren, is het menselijke aspect minstens even belangrijk. Als mensen de tijd niet krijgen om te eten of te drinken of als hun vergaderlokaal niet verwarmd wordt, zullen heel wat vrijwilligers dit interpreteren als een gebrek aan respect voor hun werk.

2. Zorg voor duidelijke informatie

Vrijwilligers moeten weten wat van hen verwacht wordt. De bedoeling van een jeugdverblijfcentrum is op zich redelijk eenvoudig uit te leggen. Toch zou het soms verbazen hoeveel misvattingen er bestaan rond wat zich dan exact in het centrum afspeelt. Een goede uitleg over de werking is dus belangrijk, zodat mensen kunnen inschatten welk engagement ze aangaan. Voor (kandidaat-)vrijwilligers moet het duidelijk zijn welke taken ze kunnen uitvoeren. Zorg daarom voor concrete informatie met voldoende voorbeelden en trek er voldoende tijd voor uit. Maak het ook praktisch en zichtbaar: een nieuwe vrijwilliger kan je beter meteen in het jeugdverblijfcentrum uitnodigen en een aantal dingen laten zien. 
Weten waarover het gaat, kan ook te maken hebben met opleiding en vorming. Iemand die graag met de computer werkt en daarom de overnachtingstatistieken voor zijn rekening wil nemen, is misschien dolblij als die een initiatiecursus excel mag volgen. Op die manier sla je zelfs twee vliegen in één klap: mensen kunnen meer betekenen voor je werking en voelen zich gewaardeerd en blij dat ze iets kunnen bijleren.

3. Hou het zinvol

Wat voor mensen zin geeft aan hun bestaan, is voor iedereen verschillend. Zo is het ook voor vrijwilligerswerk. Er zijn heel wat mogelijke redenen waarom mensen hun vrije tijd in jeugdtoerisme steken: andere mensen helpen, nuttige tijdsbesteding, sociale contacten, zelfontplooiing enz. Soms moet je het zelfs helemaal niet ver zoeken: in hun vrije tijd zoeken mensen vaak naar dingen die ze leuk vinden. Zorgen voor een aangename sfeer is dus daarom een bijna noodzakelijke startvoorwaarde en voor heel wat mensen zelfs de belangrijkste.
Het is nuttig dat je van jouw vrijwilligers weet wat voor hen de reden is voor hun engagement. Je kan er op die manier ook op inspelen. Een vrijwilliger waarvan je weet dat die sociale contacten belangrijk vindt, kan je beter groepen laten ontvangen dan de bomen laten snoeien.

4. Nodig iedereen uit om “mee te doen”

Inspraak is belangrijk, daar is zowat iedereen het over eens vandaag. Toch wordt inspraak niet altijd op een goede manier georganiseerd. Als de voorzitter van een vergadering op voorhand weet waar die wil uitkomen en dit telkens ook de beslissing wordt, kan je moeilijk van echte inspraak spreken. Daarvoor moet namelijk aan twee voorwaarden voldaan zijn. De gesprekspartners moeten kunnen meepraten in het gesprek, daarnaast moeten ze ook invloed kunnen uitoefenen op het resultaat van het gesprek. 
Inspraak kost dus wel wat tijd en moeite, maar het levert ook een aantal onmiskenbare voordelen op. Door inspraak kan je vermijden dat vrijwilligers zaken hoeven te doen tegen hun zin. Het maakt de genomen beslissingen ook vaak beter: met meerdere mensen weet je immers meer dan alleen. Ten slotte geef je ook een impliciete boodschap: “jouw mening is belangrijk”, dat gevoel alleen al verhoogt de betrokkenheid.
Vraag blijft dan rond welke thema’s je inspraak organiseert en tot hoe ver de inspraak reikt. Hier kan je zelf kiezen, maar beter iets te veel inspraak dan te weinig inspraak. Vrijwilligers die toch liever gewoon uitvoeren in plaats van mee na te denken, zullen dit zelf wel aangeven. Maar ook dan kan het geen kwaad om hen steeds goed op de hoogte te houden van genomen beslissingen.

5. Zorg voor hulp en steun

Niets is zo frustrerend als je engageren voor een bepaalde taak en dan bij de start merken dat de beloofde helpers, materialen of werktuigen niet aanwezig zijn. Ook de goedheid van vrijwilligers kent grenzen…
Naast het bieden van materiële of praktische hulp kan je sommige vrijwilligers ook coachen. Heel wat mensen vinden een leuk aspect aan vrijwilligerswerk dat ze zelf iets bijleren, in dat geval is het handig als men ook af en toe feedback kan krijgen. Om op een goede manier feedback te kunnen geven, moet je wel met een aantal regels rekening houden: je bespreekt de prestaties en niet de persoon, je wijst op de effecten en vermijdt zo veel mogelijk om zelf een oordeel uit te spreken en je gaat na in hoeverre de feedback werd begrepen.
Zorg er ten slotte ook voor dat vrijwilligers in noodsituaties altijd ergens terecht kunnen. Voor een verantwoordelijke kan een oplossing soms voor de hand liggen, voor andere medewerkers is dat niet altijd het geval. Je kan een map achterlaten waarin een aantal draaiboeken worden opgenomen of je kan het gsm-nummer van de verantwoordelijke(n) doorgeven. Zelfs als er niets gebeurt, geeft de wetenschap dat men ergens terecht kan, voor heel wat vrijwilligers een geruststellend gevoel.

6. Toon waardering

Laat zien dat je de inzet van je vrijwilligers waardeert. Dat kan je doen door op een aantal vaste momenten aandacht voor hen te hebben: bijv. een verjaardagskaartje of een ontspannende daguitstap voor alle medewerkers. Even belangrijk is dat je ook tussendoor je tevredenheid laat blijken. Een kleine schouderklopje op het juiste moment betekent soms meer dan een groot cadeau.

7. Bewaak de zakelijke kant

Werken met vrijwilligers houdt een beperkt aantal rechten en plichten in, bijv. verzekering; kostenvergoeding en informatienota. Deze worden voortaan geregeld via de wet op het vrijwilligerswerk. Het minste wat een vrijwilliger mag verwachten, is dat zijn vereniging in orde is met deze wettelijke bepalingen.
Uiteraard wordt niet alles via deze wet geregeld. Voor een aantal zaken moet je samen met de vrijwilligers afspraken maken en deze moeten dan ook door iedereen nageleefd worden. Dit kan gaan over het opruimen van materiaal, verdeling van permanenties enz. Ook hier geldt een verhaal van rechten en plichten tussen vereniging en vrijwilligers.