Handleiding Kampas Plus
Kampas Plus helpt je om nog meer uit Kampas te halen. In deze handleiding ontdek je stap voor stap hoe je de extra functies gebruikt en hoe ze je werk eenvoudiger maken.
Een online boekingsaanvraag verwerken
Wanneer een groep een boekingsaanvraag indient, ontvang je een e-mail. Die aanvraag blijft vijf dagen geldig. Reageer je niet op tijd, dan verdwijnt ze automatisch uit je kalender.
Klik op de boekingsaanvraag om de gegevens te bekijken. Je ziet de basisinfo van de groep en eventuele opmerkingen van de boeker. Je kan ook eerst de reviews van andere uitbaters raadplegen. Slechte beoordelingen zijn niet automatisch een reden om een aanvraag te weigeren. Ze kunnen bijvoorbeeld ook helpen om extra afspraken te maken of een hogere waarborg te vragen.
Daarna heb je drie mogelijkheden:
- Afkeuren. Je weigert de aanvraag. Je kan een reden toevoegen.
- Goedkeuren. De aanvraag wordt een reservatie. De groep ontvangt automatisch een overeenkomst en een eerste factuur.
- Nieuw voorstel doen. Je stelt een andere periode of andere uren voor. Reageert de groep tijdig, dan wordt die optie meteen bevestigd.
Let op met de betaaltermijn. De eerste factuur moet op tijd betaald worden, anders verdwijnt de reservatie automatisch uit de kalender. Bij scholen en gemeenten is het vaak slim om de betaaltermijn te verlengen. Ook bij particuliere aanvragen kijk je best goed na of de boeking toch niet aan een groep gekoppeld moet worden. Dat kan een verschil maken voor de huurprijs.
Zelf een voorstel tot boeking maken
Heb je al rechtstreeks contact met een groep? Dan kan je zelf een optie aanmaken in Kampas. De groep hoeft dan niet eerst zelf je accommodatie op te zoeken. Jij maakt de optie aan, maar de groep moet de aanvraag nog zelf finaliseren. Zo blijft de groep partij in de overeenkomst.
Je maakt een optie aan via Boekingen en daarna Reservatie aanmaken. Je kiest zelf hoe lang die optie geldig blijft. Reageert de groep niet op tijd, dan verdwijnt de optie automatisch opnieuw uit je kalender. Je hebt enkel het mailadres van de boeker en de gewenste data en uren nodig.
Betalingen opvolgen
Facturen die te laat betaald zijn, vind je onder 'Facturen die over tijd zijn'. Daar kan je de details bekijken en de factuur downloaden. Je staat als uitbater zelf in voor de opvolging van achterstallige betalingen.
CJT raadt aan om achterstallige betalingen snel op te volgen. Stuur minstens twee herinneringen en geef duidelijk aan tegen wanneer je betaling verwacht. Vermeld ook wat de gevolgen zijn als er niet betaald wordt. Volgens de algemene voorwaarden kan de boeking dan opgezegd worden.
Je ziet ook op andere plaatsen snel of een boeking betaald is. Betaalde facturen krijgen een groen vinkje in de boekingsdetails. Ook in het overzicht van aankomende groepen zie je welke dossiers volledig betaald zijn.
Je planning en aankomende groepen bekijken
Bij 'Aankomende groepen' zie je welke groepen binnenkort arriveren. Je krijgt daar snel zicht op de eerstvolgende verblijven, met contactgegevens om praktische afspraken te maken. Klik je door, dan kom je in het detail van de boeking terecht. Je kan hier ook een overzicht downloaden van de boekingen in de huidige en daarop volgende maand.
Wil je verder vooruit kijken, dan kan je ofwel een CSV-lijst exporteren bij 'Boekingen', ofwel werken via de kalender. In de kalender zie je welke periodes gereserveerd, in optie of onbeschikbaar zijn. Van daaruit kan je ook doorklikken naar de details van een boeking.
Boekingen wijzigen
Zowel de boeker als jij kunnen bepaalde wijzigingen aan een reservatie doen. Een boeker kan, tot een jaar voor aankomstdatum, zelf - via het eigen account - kosteloos omboeken met voucher. Later dan een jaar voor aankomstdatum kan de groep annuleren met opzegkost. Als uitbater kan je op elk moment in overleg met de boeker annuleren met voucher. De betaalde bedragen kunnen dan gebruikt worden voor een nieuwe reservatie.
Je kan ook beperktere wijzigingen doen, zoals de betaaltermijn verlengen of facturatiegegevens aanpassen. Dat is handig wanneer een groep andere facturatiegegevens doorgeeft of een bestelbonnummer op de factuur wil laten opnemen. Hou er rekening mee dat de boeker geen automatische melding krijgt als je de betaaltermijn verlengt.
Na het verblijf: overnachtingscijfers en extra kosten
Na het verblijf geef je via Kampas de overnachtingscijfers in en reken je extra kosten aan. Boekingen die je nog moet afronden, vind je terug onder 'Af te ronden boekingen' in het overzicht van je uitbatersomgeving.
Een groep beoordelen
Na een verblijf kan je als uitbater een review schrijven over een groep. Dat doe je vanuit het detail van de boeking. Je review is bedoeld voor andere uitbaters, maar de groep kan jouw beoordeling ook zelf nalezen. Daarom schrijf je best zorgvuldig, objectief en professioneel.
Gebruik reviews alleen wanneer je echt relevante informatie hebt. Beschrijf geen emotionele details, maar formuleer rustig en feitelijk. Ook positieve ervaringen zijn nuttig voor andere uitbaters. Reviews zijn niet bedoeld als officieel klachtenkanaal voor CJT. Heb je een klacht waarbij je actie verwacht, meld deze dan bij CJT.
Je kalender beheren
Als uitbater kan je zelf periodes onbeschikbaar maken of vaste verhuurbare periodes instellen. Zo hou je controle over wat online boekbaar is.
Reviews van groepen over je verblijf opvolgen
Groepen kunnen na hun verblijf zelf een review plaatsen over hun ervaring. Kampas nodigt hen daar automatisch toe uit.
Je boekingen analyseren
Kampas laat je toe om lijsten van boekingen te maken en te exporteren. In het tabblad 'Boekingen' kan je filteren op status en sorteren op aanmaakdatum, aankomst of vertrek. Daarna kan je de lijst exporteren in CSV-formaat om ermee verder te werken in Excel. Zo krijg je een handig overzicht van je boekingen, huurprijzen, waarborgen en contactgegevens. Dat helpt je om je werking op te volgen en cijfers te analyseren.
Je huurgelden ontvangen
CJT betaalt alle ontvangen huurgelden meteen uit, op de eerste donderdag van elke maand. Daarbij zijn er twee uitzonderingen. 25% van het huurgeld wordt pas uitbetaald nadat je de overnachtingscijfers doorgaf. De waarborg blijft op een wachtrekening tot de extra kosten verrekend zijn.
Via je uitbatersomgeving hou je het overzicht op je uitbetalingen. In Kampas Plus wordt bij elke uitbetaling van huurgelden 3% commissie ingehouden. Je ontvangt daarvoor maandelijks ook de nodige documenten, zoals een creditnota en een factuur voor de commissie.
Hulp nodig?
Ervaar je problemen of heb je nog vragen over het beheren van boekingen? Dan kan je contact opnemen met CJT via info@cjt.be of telefonisch via 09 210 57 75.
