Planningstool op Kampas
Kampas biedt elke uitbater een planningstool als handig instrument om:
- Terugkerende taken in te plannen
- Terugkerende taken op te volgen
- Documentatie centraal te beheren
De planningstool fungeert voor de (verplichte) periodieke controles dus als digitaal logboek én register van de bijhorende documenten (verslag, attest of factuur). Meer info over deze tool kan je ook lezen in de Seizoenstip van ons tijdschrijft HuisWerk. Staat deze tool op punt, dan kan je ook alle benodigde administratie meteen voorleggen aan de bevoegde instanties.
Planningstool op jouw maat
We hebben een stappenplan voor je klaar om de planningstool af te stemmen op jouw uitbating. Log in op je uitbatersportaal van Kampas. Opgelet, enkel de hoofdbeheerder beschikt standaard over de planningstool. Via 'gekoppelde accounts' (te vinden bij 'mijn organisatie') kan de hoofdbeheerder deze rechten ook aan andere accounts van je uitbating geven.
Doorloop onderstaande stappen om de tool aan te passen voor jouw uitbating:
Alle rubrieken van (wettelijke) periodieke controles staan klaar in de planningstool. Hier omschrijven we elk van die rubrieken. Is de rubriek van toepassing voor jouw jeugdverblijf, dan laat je deze staan. Niet het geval? Verwijder de rubriek in jouw Kampas-logboek via het vuilnisbakje naast de betreffende rubriek. Van de rubrieken die we hebben klaar gezet kan je de naam niet wijzigen (bij wijziging wordt een nieuwe rubriek aangemaakt). Voldoet de naam niet, wijzig dan de naam en verwijder de oorspronkelijke rubriek. Van rubrieken die je zelf hebt aangemaakt kan je de naam wél wijzigen. Een nieuwe rubriek verschijnt op alfabetische ordening in de lijst.
Je kan bij elke rubriek informatie toevoegen. Klik daarvoor op het pennetje naast elke rubriek. Kopieer bijvoorbeeld de wettelijke info die we bij elke rubriek op onze website hebben vermeld. Ook de contactgegevens van de firma of keuringsinstantie waarmee je voor deze rubriek samenwerkt kan je toevoegen. Opgelet, die contactgegevens kan je ook per onderwerp (installatie of gebouw, zie verder) toewijzen.
Per rubriek kan je één of meerdere acties (of in de planningstool een 'onderwerp') inplannen. Moet je voor eenzelfde toestel zowel een keuring als een onderhoud uitvoeren, dan zijn dit twee onderwerpen. Maak bovendien een afzonderlijk onderwerp aan per installatie en/of gebouw. Om een onderwerp aan te maken klik op het pijltje naast de rubriek, en dan op ‘Nieuw onderwerp’. Geef deze ook een unieke en zo duidelijk mogelijke naam.
Bijvoorbeeld vier onderwerpen onder de rubriek 'CV-installatie':
- Ketel entiteit A - keuring
- Ketel entiteit A - onderhoud
- Ketel entiteit B - keuring
- Ketel entiteit B – onderhoud
Maak de karakteristieken van elk onderwerp aan...
- Onderwerp: naam van het onderwerp
- Inhoud: omschrijf het onderwerp verder
- Contactgegevens: voeg de gegevens toe van de instantie die de periodieke controle moet uitvoeren. Die uitvoerder vermelden we ook in de lijst rubrieken.
- Frequentie
- Frequentie: bepaal hier binnen welke periodiciteit de actie (keuring, onderhoud …) opnieuw dient te gebeuren. Dat kan door het aantal maanden of jaren (bijv. achtjaarlijks bij het brandveiligheidsattest) aan te duiden. In de meeste gevallen is dat de datum van de vorige frequentie plus de periodiciteit. Optioneel kan je aanduiden wanneer de herhaling gestopt dient te worden. Vink je dit niet aan, dan blijft de periodiciteit onbeperkt doorlopen.
- Eerstvolgende vervaldatum: dit is de datum waarop de volgende periodieke controle uitgevoerd dient te worden. Vanaf deze datum begint ook de frequentie te tellen.
- Herinnering versturen? Vink aan wanneer of je in je mailbox een herinnering wil ontvangen.
- Herinneringsmoment: bepaal hier hoeveel weken voor de vervaldatum je de herinnering wil krijgen. Hou hier dus rekening met de tijd die het vraagt om bijvoorbeeld een keuringsinstantie ter plaatse te ontvangen.
- Status: hier duid je aan of het onderwerp op het moment van de aanmaak nog actie vereist. Deze status wordt ook met een kleurcode weergegeven. Maak je een nieuw onderwerp aan met een eerstvolgende vervaldatum in de toekomst, dan geef je deze de status 'te doen'.
- In behandeling (oranje)
- In orde (groen)
- Verlopen (rood)
- Te doen (grijs)
- Verantwoordelijke: je kan elk onderwerp toewijzen aan een account dat voor jouw uitbating gekend is in het systeem. Zo krijgt die persoon de herinnering. Je kan dit veld ook leeg laten. Opgelet, je kan hier enkel accounts kiezen die de rechten hebben om in de planningstool te werken. Standaard is dat de hoofdbeheerder, je kan ook andere accounts deze rechten geven via 'Mijn organisatie' en 'gekoppelde accounts'.
Op de vervaldatum krijgt een actie automatisch de status 'Verlopen' (rood). Is de controle uitgevoerd en in orde, dan wijzig je de status naar 'in orde'. Dat doe je door het onderwerp te bekijken (klik op het oogje naast het onderwerp) en daar op de groene knop 'in orde' te klikken. Je krijgt meteen de kans om het attest van de controle op te laden in Kampas. De planningstool wordt zo ook jouw register.
Opgelet: wanneer je de status vóór de vervaldatum al op 'in orde' (groen) had gezet, blijft deze groen. Ben je bezig met de controle (ingepland of er moet een hercontrole gebeuren), dan kan je deze de status 'in behandeling' geven. Open het onderwerp en pas de status aan via 'onderwerp bewerken'. Is de status 'in behandeling' (oranje), dan verandert deze automatisch naar rood zodra de vervaldatum verstreken is.
Ook de rubriek krijgt een kleurcode mee. Deze kleurt enkel groen (in orde) wanneer geen enkel onderwerp de status 'verlopen' (rood) of 'in behandeling' (oranje) heeft.
Nog vragen of opmerkingen over de planningstool? Aarzel niet om ons te contacteren.
