Vraag & antwoord Kampas Plus
In de formule Kampas Plus gebruiken de uitbaters de boekingsmodule zelf om hun reservaties administratief op te volgen. Zo beschikt de uitbater over een hele handige omgeving om de boekingen te beheren (met automatische berichten, overeenkomsten en facturatie maar ook een koppeling met de binnenkomende betalingen) zonder de touwtjes uit handen te geven. Je bepaalt dus helemaal zelf welke aanvraag je wenst te aanvaarden (of niet).
- Hoe werkt Kampas Plus en hoe ga ik er mee van start? Je leest het in onze handleiding en checklist 'starten in Kampas Plus'
- Bij het online boeken gelden de Algemene Voorwaarden van Kampas voor overeenkomsten en facturatie.
- Via de online boekingsmodule kan je ook bijkomende kosten (energie, schade, ...) heel eenvoudig doorrekenen aan de groep. We vertellen je graag hoe je reservaties kan afronden via de boekingsmodule.
- Alle voorschotten en de extra kosten (via de waarborg) worden maandelijks door Kampas aan je uitbetaald. Daarvoor krijg je alle benodigde documenten (maximum twaalf per jaar en dus een sterke vereenvoudiging voor je boekhouding. Hoe dat loopt lees je hier: uitbetaling via Kampas. We hebben die aanpak ook even uitgewerkt op een tijdslijn 'uitbetaling aan uitbating'
- Van zodra je een aanvraag bevestigt loopt de verdere administratieve afhandeling van een boeking zo goed als automatisch. We brengen dat verloop voor je in kaart op de tijdslijn 'online boeking'
- De contactpersoon voor een online boeking krijgt heel wat automatische berichten van Kampas. Om je een idee te geven gieten we die boodschappen in een overzicht.
Antwoorden op regelmatige vragen
Wanneer en hoe wordt een extra jaar toegevoegd aan de verhuurkalender?
In samenspraak met uitbaters én (koepels van) jeugdgroepen biedt Kampas een verhuurkalender aan van het lopende plus drie jaar. In 2025 is dat dus tot en met 2028. Het openstellen van een nieuw boekingsjaar gebeurt altijd op de laatste zaterdag van april (ook dat werd afgestemd met de doelgroep). Ook in de formule Plus zorgt dat voor een piek in het aantal aanvragen. Dat vraag wel wat voorbereidingen, die we grondig uitgewerkt hebben op een afzonderlijke informatiepagina.
Ik heb een discussie met een groep over mijn afrekening, wat nu?
Via Kampas kan je een voorstel van de afrekening aan de groep versturen. De groep kan dat voorstel weigeren. Dat is een teken om in dialoog te gaan en tot een vergelijk te komen. Soms lukt dat niet, of blijft een extra factuur (wanneer de waarborg ontoereikend was) te lang onbetaald. Contacteer ons in dat geval. We kunnen advies geven over de aanpak of ook bemiddelen om tot een vergelijk te komen met de groep.
Moet ik btw aanrekenen?
Verhuur in zelfkook is vrijgesteld van btw. Afhankelijk van de activiteiten en juridische vorm vallen uitbaters met andere economische activiteiten wel onder btw-plicht bij het aanrekenen van verbruikskosten. In dat geval is het ook noodzakelijk om het toepasselijke btw-tarief te communiceren. Dat is mogelijk in de afrekeningsmodule. Je kan er daar voor kiezen om het percentage toegepaste btw weer te geven.
Hoe werken de beoordelingen over groepen?
Bij het ontwerpen van Kampas gaven uitbaters aan dat het erg handig zou zijn om ervaringen met groepen met elkaar te delen. In de handleiding ‘Kampas Plus’ tonen we hoe je zelf een beoordeling van een groep kan aanmaken.
CJT pleit er voor om groepen nieuwe kansen te geven. Laat slechte reviews niet te snel reden zijn om de boekingsaanvraag te weigeren. Het kan wel een goede reden zijn om de groep voor het verwerken van de boeking even te contacteren en erg duidelijke voorwaarden te stellen. Noteer de gemaakte afspraken gerust in het opmerkingenveld dat je bij het verwerken van de boeking ter beschikking krijgt. Zo kan je er naar teruggrijpen mocht het toch fout lopen. Ben je echt bezorgd, maar wil je de groep toch het voordeel van de twijfel geven? Dan adviseren we om de waarborg voor deze boeking eenmalig te verhogen. Breng de groep op de hoogte.
Kan ik mijn eigen huisregels behouden?
Ja, dat kan zeker. Alle contractuele afspraken staan in de Algemene Voorwaarden die voor groepen gelden. In deze voorwaarden krijgen de huisregels overigens een prominente plek (Art. 5.3 en 7.1). Die huisregels staan bovendien expliciet vermeld op de huurovereenkomst die Kampas voor je opmaakt. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je jouw huishoudelijk reglement oplaadt (dat kan bij 'Media' voor elke gepubliceerde entiteit). Hulp bij het opstellen van jouw regels kan je hier vinden.
Ik merk dat een particuliere boeking toch voor een (jeugd)groep bedoeld is. Wat nu?
We merken in de praktijk dat mensen soms als particulier boeken voor hun vereniging, m.a.w. dat ze boeken in persoonlijke naam en dit niet koppelen aan een vereniging. Het gevolg is dat zij een hogere huurprijs betalen dan nodig. Bij het aanvaarden van een particuliere boeking adviseren we je daarom om volgende opmerking toe te voegen: Je aanvraag werd verwerkt als een reservatie die niet gekoppeld is aan een vereniging. Maak je de boeking als vertegenwoordiger van een jeugdvereniging voor jeugd of onderwijsinstelling? Contacteer ons dan via [mailadres uitbater] voordat je de ontvangen factuur betaalt.
Moet je de boeking wijzigen? Neem even contact met ons op om de aanpak samen te bepalen.
Kan ik de verhuurkalender van vorig jaar nog bekijken?
Bij 'overzicht' krijg je een jaarkalender waar je eenvoudig je verhuurkalenders kan vergelijken. Wil je nog meer details, dan moet je naar de kalender van een entiteit. Voorgaande jaren zijn daar niet meer zichtbaar ... maar een klein trucje kan je ze tevoorschijn toveren. Ga daarvoor naar de kalender. In de URL (het webadres) bovenaan in je browser zie je een jaartal. Vervang dat jaartal door het gewenste kalenderjaar in het verleden. Even op enter drukken en je oude kalender wordt zichtbaar (en je kan via die weg ook je afgeronde reservaties in detail bekijken).
Hoe zorgt Kampas er voor dat de automatische berichten bij de juiste persoon aankomen?
Bij een reservatie die erg vroeg werd aangemaakt treden er soms wijzigingen op in de contactpersoon. Kampas stuurt de actieve contactpersoon van een lopende boeking elk jaar een herinnering. In dat bericht stellen we telkens de vraag om eventueel de contactpersoon te wijzigen, indien nodig. Zo streeft Kampas er naar dat je als uitbater altijd over actuele contactgegevens beschikt.
Ik wil graag wat extra info toevoegen aan een boeking, kan dat?
Een groep belt om de barbecue te gebruiken of je laat uitzonderlijk toe om een extra slaaptent bij te plaatsen … Door een memo toe te voegen aan een boeking, kan je deze info nu niet meer vergeten. Bij de boekingsdetails van een actieve reservatie ontdek je de knop ‘memo toevoegen’. Je kiest of de groep de memo ook kan zien via het eigen account. Opgelet, Kampas verstuurt geen emailbericht bij het plaatsen van een memo. Dit is enkel zichtbaar via het account. Het is mogelijk om een memo te verwijderen of aan te passen.
Wat bij een vraag naar een bestelbon door een gemeente of school?
De ervaring leert dat de administratie van scholen en gemeenten een hele tijd in beslag kan nemen. We adviseren om de betaaltermijn meteen te verlengen naar 30 dagen. Breng de boeker daar ook van op de hoogte. Wenst de boeker een bestelbon? Dan kan je hen verwijzen naar de aangewezen procedure. Ons team zal je daarbij ondersteunen.
Wat bij een vraag naar e-facturatie (bijvoorbeeld via peppol)?
Gemeenten of scholen aanvaarden soms enkel e-facturatie via een platform. Daarvoor kan je bij CJT terecht. Neem contact met ons op wanneer de vraag komt en we helpen je graag verder.
Hoe kan ik uitzonderlijk afwijken om mijn minimaal aantal gefactureerde nachten?
Heel wat uitbaters stellen op Kampas in dat een groep minstens twee nachten dient te betalen. In een uitzonderlijk geval wil je misschien toch maar één nacht aanrekenen. Dat kan je oplossen door bij het bevestigen van de aanvraag de huurprijs van één nacht in korting te geven. Ken daartoe een korting toe van 50 %. Opgelet, dat moet gebeuren VOOR je de aanvraag bevestigt.
Bij mijn aanbod verschijnt een gele vlinder, wat betekent het netwerk Iedereen Verdient Vakantie?
Wie gebruik maakt van de online boekingsmodule is automatisch lid van het netwerk Iedereen Verdient Vakantie (IVV). Sociale organisaties die ook partner zijn in het netwerk, kunnen daardoor altijd boeken aan de laagste prijs (de prijs voor het jeugdwerk). Hoe het systeem werkt, lees je hier.
Ik wil de uren van vertrek of aankomst wijzigen, kan dat?
In de huurovereenkomst staan ook de uren van aankomst en vertrek. Daar moeten groepen zich dus aan houden. Vaak weerklinkt de vraag om toch wat vroeger (of later) aan te komen (of te vertrekken). Als uitbater kies je natuurlijk of je daaraan tegemoet wil (en kan) komen. Kampas laat je nu toe om de uren van de boeking zelf te wijzigen, dat kan door in de boekingsdetails op het pennetje naast de uren van aankomst en vertrek te klikken. Doe dat enkel in samenspraak met de groep. Zij krijgen een emailbericht over deze wijziging en de nieuwe uren zijn ook zichtbaar voor de boeker in de boekingsdetails.
Wijzigen kan enkel binnen de ingestelde tijdslots waarbinnen jij het aankomen en vertrekken toelaat. Wil je die slots aanpassen, dan kan dat via de instellingen van je domein. Wil een groep een grotere afwijking, dan kan dat in principe enkel door een nacht vroeger (of later) bij te boeken. Of … je maakt onderlinge afspraken die je dan niet in Kampas registreert.
Ik merk op dat Kampas plots geen huurgeld aanrekent. Wat nu?
In een erg uitzonderlijk geval past Kampas niet het juiste huurtarief toe bij het bevestigen van een boekingsaanvraag. Kijk de aangerekende huurgelden dus altijd even na in de details van de reservatie die je zonet goedgekeurd hebt. Stel je een fout vast, neem dan even contact met ons op om de huurprijs in samenspraak met de groep recht te zetten. Nogmaals, dit is een erg uitzonderlijke situatie.
