Vraag & antwoord Kampas Service
In Kampas Service staat CJT in voor het beheer van de boekingen en het opvolgen van de betalingen. Zo kan de uitbater zich focussen op de accommodatie en de groepen die er gebruik van maken. CJT is in deze formule een nauwe partner die de uitbating ook van nabij mee opvolgt.
Financieel
Welke Algemene Voorwaarden gelden voor de huurovereenkomsten die Kampas voor me opmaakt?
Bij het online boeken gelden de Algemene Voorwaarden van Kampas voor overeenkomsten en facturatie.
Moeten wij zelf nog een waarborg van de groep ontvangen?
Neen, de facturatie van de waarborg verloopt via Kampas. Bij aankomst hebben de groepen hun waarborg dus betaald, Kampas heeft die ontvangen.
Moeten wij - na verrekening van de extra kosten - zelf de waarborg aan de groep terugbetalen?
Neen, na het verblijf moet je de afrekening van de extra kosten via Kampas laten verlopen. Dat kan je opstarten via ‘af te ronden boekingen’ op de overzichtspagina in je uitbatersaccount. De afrekening opmaken (zie handleiding) is noodzakelijk om de verrekening te maken met de waarborg. Wanneer een de groep een deel van de waarborg terug moet krijgen, dan zal Kampas die terugbetaling uitvoeren. Volstond de waarborg niet voor de extra kosten, dan zal Kampas een extra factuur aan de groepen uitsturen.
Hoe zal Kampas de uitbetalingen (van uitbaters en van groepen) regelen?
Kampas zal begin oktober ook starten met uitbetalingen. Zowel van de ontvangen huurgelden en vergoedingen van extra kosten aan de uitbaters, als van een terugbetaling van waarborg aan groepen. De bouw van dat ingewikkelde systeem wordt nu volop afgewerkt. Daarna zal de uitbetalingen aan uitbaters maandelijks georganiseerd worden, de uitbetaling van groepen wekelijks. Als uitbater zal je dan ook alle nodige documenten (facturatie / gedetailleerd overzicht) over elke uitbetaling van Kampas ontvangen.
Hoe worden niet-betaalde facturen opgevolgd?
CJT volgt de betalingen van de openstaande facturen van groepen van nabij op. Betaalt de groep de eerste factuur (ook na een herinneringà) niet, dan wordt de boeking vijf dagen na vervaldatum van de factuur automatisch uit de kalender geschrapt. De periode wordt dan weer vrijgegeven voor andere groepen. Is er al een eerste betaling uitgevoerd, dan verdwijnt de boeking niet automatisch uit je kalender. CJT schiet dan in actie en maant de groep (eerst via mail, dan ook via telefoon) aan tot betalen. Blijft dat uit, dan kunnen wij annuleren zonder terugbetaling van eerdere voorschotten (die worden uitbetaald aan de uitbater als opzegvergoeding).
Bij een late boeking ontvangen wij niet altijd tijdig de betaling. Heeft CJT geen betaalbewijs ontvangen, dan zullen we de uitbater contacteren om dat bewijs bij aankomst op te vragen. Zonder dat bewijs zou je de groep de toegang kunnen weigeren. Ook de betaling van een factuur voor extra kosten volgt CJT voor je op. Blijven facturen na vele aanmaningen onbetaald, dan zullen wij contact opnemen met de uitbater om de verdere aanpak samen te bepalen.
Hoe zorgen we er voor dat groepen de correcte prijzen betalen voor hun extra kosten?
We roepen tenslotte op om de eenheidsprijzen van extra kosten (energie, water, e.a.) regelmatig een update te geven via de uitbatersomgeving van Kampas. Dat zijn ook de eenheidsprijzen die gehanteerd worden in de afrondingsmodule en ze zijn (indicatief!) ook zichtbaar voor groepen op de site.
Ik heb een discussie met een groep over mijn afrekening, wat nu?
Via Kampas kan je een voorstel van de afrekening aan de groep versturen. De groep kan dat voorstel weigeren. Dat is een teken om in dialoog te gaan en tot een vergelijk te komen. Soms lukt dat niet, of blijft een extra factuur (wanneer de waarborg ontoereikend was) te lang onbetaald. CJT zal op dat moment verschillende aanmaningen versturen. Wanneer er discussie is zullen we je ook als uitbater betrekken, enkel jij kent de concrete situatie waarop de afrekening werd gebaseerd. We gaan dan samen met jou de verdere aanpak bepalen, en eventueel zelf bemiddelen om tot een vergelijk te komen met de groep.
Moet ik btw aanrekenen?
Verhuur in zelfkook is vrijgesteld van btw. Afhankelijk van de activiteiten en juridische vorm vallen uitbaters met andere economische activiteiten wel onder btw-plicht bij het aanrekenen van verbruikskosten. In dat geval is het ook noodzakelijk om het toepasselijke btw-tarief te communiceren. Dat is mogelijk in de afrekeningsmodule. Je kan er daar voor kiezen om het percentage toegepaste btw weer te geven.
Kan ik per boeking een overzicht krijgen van de ontvangen huurgelden en aangerekende kosten?
Kampas betaalt huurgelden en voorschotten uit. Een overzicht van de verworven inkomsten kan je downloaden in een handig excel-lijstje. Log in en ga naar het menu ‘boekingen’. Maak een filter aan voor de gewenste periode en kies de status ‘voltooid’. Klik op ‘Zoeken’ en op de knop ‘Exporteer boekingen’. Je krijgt een lijst waarin ook de betaalde huurprijs, waarborg en de extra kosten werden toegevoegd.
Ook groepen die geen jeugdwerk zijn krijgen soms de laagste prijs. Hoe komt dat?
Wie gebruik maakt van de online boekingsmodule is automatisch lid van het netwerk Iedereen Verdient Vakantie (IVV). Sociale organisaties die ook partner zijn in het netwerk, kunnen daardoor altijd boeken aan de laagste prijs (de prijs voor het jeugdwerk). Hoe het systeem werkt, lees je hier.
Verwerken van boekingen door CJT
Wanneer en hoe wordt een extra jaar toegevoegd aan de verhuurkalender?
In samenspraak met uitbaters én (koepels van) jeugdgroepen biedt Kampas een verhuurkalender aan van het lopende plus drie jaar. In 2025 is dat dus tot en met 2028. Het openstellen van een nieuw boekingsjaar gebeurt altijd op de laatste zaterdag van april (ook dat werd afgestemd met de doelgroep). Dat zorgt voor een piek in het aantal aanvragen, waarvoor wij die zaterdag ons secretariaat bemannen. Dat vraag wel wat voorbereidingen, die we grondig uitgewerkt hebben op een afzonderlijke informatiepagina.
Welke automatische berichten krijgen groepen via Kampas?
De contactpersoon voor een online boeking krijgt heel wat automatische berichten van Kampas. Om je een idee te geven gieten we die boodschappen in een overzicht.
Kan ik met vaste verhuurperiodes werken?
Ja, als uitbater kan je vaste periodes zelf opnemen in de kalender. Voor alle accommodatie met een capaciteit boven de 60 personen worden (tenzij je dat niet wenst) door CJT tussen 1 juli en 10 augustus vaste periodes van 10 dagen opgenomen. Huizen met een kleinere capaciteit kunnen dus vrij geboekt worden wanneer jullie geen vaste huurperiodes aanmaken in de kalender (zie handleiding, contacteer ons gerust wanneer je dat graag door ons laat uitvoeren).
Bezorgt CJT de huisregels aan de groep?
Huisregels zijn belangrijk. Heel wat uitbaters mailen hun huisreglement (met nog enkele andere praktische afspraken) enkele dagen voor aankomst naar de groep, dat blijven we aanraden. We vragen om dat huisreglement ook op Kampas te plaatsen. Je kan het als PDF opladen via ‘media’ in jullie uitbatersaccount (opgelet, dat moet voor elke gepubliceerde entiteit). Je mag het document ook mailen naar info@cjt.be, dan doen wij dat met plezier voor jou. Ook in de huurovereenkomst wordt verwezen naar het huisreglement op de website.
Alle contractuele afspraken staan in de Algemene Voorwaarden die voor groepen gelden. In deze voorwaarden krijgen de huisregels een prominente plek (Art. 5.3 en 7.1). Die huisregels staan bovendien expliciet vermeld op de huurovereenkomst die Kampas voor je opmaakt.
Hulp bij het opstellen van jouw regels kan je hier vinden.
Tot wanneer kunnen groepen boeken?
Nu kan jouw accommodatie geboekt worden tot en met 2024. In de komende weken zullen we ook de mogelijkheid bieden om de verhuurbare periode uit te breiden tot maximum 4 jaar en 4 maand (2025 en 2026) in de toekomst. Eens dat kan, zal je van ons de nodige informatie ontvangen. Het is mogelijk om de verhuurbare periode te verlengen, maar zeker geen verplichting.
Kan ik de verhuurkalender van vorig jaar nog bekijken?
Bij 'overzicht' krijg je een jaarkalender waar je eenvoudig je verhuurkalenders kan vergelijken. Wil je nog meer details, dan moet je naar de kalender van een entiteit. Voorgaande jaren zijn daar niet meer zichtbaar ... maar een klein trucje kan je ze tevoorschijn toveren. Ga daarvoor naar de kalender. In de URL (het webadres) bovenaan in je browser zie je een jaartal. Vervang dat jaartal door het gewenste kalenderjaar in het verleden. Even op enter drukken en je oude kalender wordt zichtbaar (en je kan via die weg ook je afgeronde reservaties in detail bekijken).
Hoe kan ik zelf een beoordeling over een groep toevoegen?
Als uitbater kan je een review schrijven over een groep. Ga daarvoor naar het detailoverzicht van de boeking. Klik links onder de groepsnaam op ‘plaats een review’. Je schrijft deze beoordeling voor andere uitbaters. Opgelet, ook de groep zelf kan jouw beoordeling nalezen (anderen niet). Plaats je review met zorg: schrijf enkel een review wanneer je relevante info hebt voor andere uitbaters. Hou het professioneel, hanteer correct en respectvol taalgebruik (ook wanneer dat respect er omgekeerd misschien minder was). Liep de boeking niet goed? Schrijf je beoordeling niet in de eerste emotionele reactie, wacht even tot je bedaard bent.
Een review is niet bedoeld als kanaal om CJT een klacht te melden. Wij geven geen gevolg aan reviews, die zijn enkel informatief bedoeld voor andere uitbaters. Voor een klacht (je verwacht actie van CJT) kan je terecht op info@cjt.be.
Onthaal en vertrek van groepen
Waarom vind ik geen telefoonnummer van de groep die straks bij me aankomt?
De telefoonnummers van boekingen uit het oude systeem zijn om technische redenen niet overgenomen in Kampas. Heb je een telefoonnummer nodig en is dat niet op Kampas te vinden? Bel (09 210 57 75) of mail (info@cjt.be) ons even en wij helpen je aan deze gegevens.
Hoe zorgt Kampas er voor dat de automatische berichten bij de juiste persoon aankomen?
Bij een reservatie die erg vroeg werd aangemaakt treden er soms wijzigingen op in de contactpersoon. Kampas stuurt de actieve contactpersoon van een lopende boeking elk jaar een herinnering. In dat bericht stellen we telkens de vraag om eventueel de contactpersoon te wijzigen, indien nodig. Zo streeft Kampas er naar dat je als uitbater altijd over actuele contactgegevens beschikt.
Waar moet ik de verplichte overnachtingscijfers ingeven?
De overnachtingscijfers voor alle boekingen vanaf september 2022 worden via Kampas verzameld. Je moet ze invullen bij het afrekenen van de extra kosten. Opgelet, ook overnachtingen zonder online boeking via Kampas moet je registreren. Dat moet je dan manueel toevoegen.
