Vraag & antwoord Kampas Service

In Kampas Service staat CJT in voor het beheer van de boekingen en het opvolgen van de betalingen. Zo kan de uitbater zich focussen op de accommodatie en de groepen die er gebruik van maken. CJT is in deze formule een nauwe partner die de uitbating ook van nabij mee opvolgt.

Moeten wij zelf nog een waarborg van de groep ontvangen?

Neen, de facturatie van de waarborg verloopt via Kampas. Bij aankomst hebben de groepen hun waarborg dus betaald, Kampas heeft die ontvangen.

Moeten wij - na verrekening van de extra kosten - zelf de waarborg aan de groep terugbetalen?

Neen, na het verblijf moet je de afrekening van de extra kosten via Kampas laten verlopen. Dat kan je opstarten via ‘af te ronden boekingen’ op de overzichtspagina in je uitbatersaccount. De afrekening opmaken (zie handleiding) is noodzakelijk om de verrekening te maken met de waarborg. Wanneer een de groep een deel van de waarborg terug moet krijgen, dan zal Kampas die terugbetaling uitvoeren. Volstond de waarborg niet voor de extra kosten, dan zal Kampas een extra factuur aan de groepen uitsturen.

Hoe zal Kampas de uitbetalingen (van uitbaters en van groepen) regelen?

Kampas zal begin oktober ook starten met uitbetalingen. Zowel van de ontvangen huurgelden en vergoedingen van extra kosten aan de uitbaters, als van een terugbetaling van waarborg aan groepen. De bouw van dat ingewikkelde systeem wordt nu volop afgewerkt. Daarna zal de uitbetalingen aan uitbaters maandelijks georganiseerd worden, de uitbetaling van groepen wekelijks. Als uitbater zal je dan ook alle nodige documenten (facturatie / gedetailleerd overzicht) over elke uitbetaling van Kampas ontvangen.

Hoe worden niet-betaalde facturen opgevolgd?

CJT volgt de betalingen van de openstaande facturen van groepen van nabij op. Betaalt de groep de eerste factuur (ook na een herinneringà) niet, dan wordt de boeking vijf dagen na vervaldatum van de factuur automatisch uit de kalender geschrapt. De periode wordt dan weer vrijgegeven voor andere groepen. Is er al een eerste betaling uitgevoerd, dan verdwijnt de boeking niet automatisch uit je kalender. CJT schiet dan in actie en maant de groep (eerst via mail, dan ook via telefoon) aan tot betalen. Blijft dat uit, dan kunnen wij annuleren zonder terugbetaling van eerdere voorschotten (die worden uitbetaald aan de uitbater als opzegvergoeding).

Bij een late boeking ontvangen wij niet altijd tijdig de betaling. Heeft CJT geen betaalbewijs ontvangen, dan zullen we de uitbater contacteren om dat bewijs bij aankomst op te vragen. Zonder dat bewijs zou je de groep de toegang kunnen weigeren. Ook de betaling van een factuur voor extra kosten volgt CJT voor je op. Blijven facturen na vele aanmaningen onbetaald, dan zullen wij contact opnemen met de uitbater om de verdere aanpak samen te bepalen.

Hoe zorgen we er voor dat groepen de correcte prijzen betalen voor hun extra kosten?

We roepen tenslotte op om de eenheidsprijzen van extra kosten (energie, water, e.a.) regelmatig een update te geven via de uitbatersomgeving van Kampas. Dat zijn ook de eenheidsprijzen die gehanteerd worden in de afrondingsmodule en ze zijn (indicatief!) ook zichtbaar voor groepen op de site.

Controleert CJT nog de vaste verhuurperiodes in de zomer?

Neen, het CJT-team controleert niet langer de vaste verhuurperiodes (vroeger: 7 of 10 dagen) in de zomer. Als uitbater kan je vaste periodes nu - doorheen het hele jaar - zelf opnemen in de kalender. Voor alle accommodatie met een capaciteit boven de 60 personen werden door CJT tussen 1 juli en 10 augustus vaste periodes van 10 dagen opgenomen. Huizen met een kleinere capaciteit kunnen dus vrij geboekt worden wanneer jullie geen vaste huurperiodes aanmaken in de kalender (zie handleiding, contacteer ons gerust wanneer je dat graag door ons laat uitvoeren).

Bezorgt CJT de huisregels aan de groep?

Huisregels zijn belangrijk. Heel wat uitbaters mailen hun huisreglement (met nog enkele andere praktische afspraken) enkele dagen voor aankomst naar de groep, dat blijven we aanraden. We vragen om dat huisreglement ook op Kampas te plaatsen. Je kan het als PDF opladen via ‘media’ in jullie uitbatersaccount (opgelet, dat moet voor elke gepubliceerde entiteit). Je mag het document ook mailen naar info@cjt.be, dan doen wij dat met plezier voor jou. Ook in de huurovereenkomst wordt verwezen naar het huisreglement op de website.

Tot wanneer kunnen groepen boeken?

Nu kan jouw accommodatie geboekt worden tot en met 2024. In de komende weken zullen we ook de mogelijkheid bieden om de verhuurbare periode uit te breiden tot maximum 4 jaar en 4 maand (2025 en 2026) in de toekomst. Eens dat kan, zal je van ons de nodige informatie ontvangen. Het is mogelijk om de verhuurbare periode te verlengen, maar zeker geen verplichting.

Waarom vind ik geen telefoonnummer van de groep die straks bij me aankomt?

De telefoonnummers van boekingen uit het oude systeem zijn om technische redenen niet overgenomen in Kampas. Heb je een telefoonnummer nodig en is dat niet op Kampas te vinden? Bel (09 210 57 75) of mail (info@cjt.be) ons even en wij helpen je aan deze gegevens.

Waar moet ik de verplichte overnachtingscijfers ingeven?

De overnachtingscijfers voor alle boekingen vanaf september 2022 worden via Kampas verzameld. Je moet ze invullen bij het afrekenen van de extra kosten. Opgelet: alle cijfers van de groepen voor september moet je ons via mail (info@cjt.be) bezorgen! Daarbij graag de gehuurde accommodatie alsook de datum van aankomst en het aantal deelnemers tot en vanaf 30 jaar vermelden.