Overnachtingen kunnen niet op elke plek plaatsvinden. De stedenbouwkundige regelgeving bepaalt een aantal spelregels. In een jeugdlokaal stelt zich stedenbouwkundig geen probleem voor verhuur, op voorwaarde dat:

• de functie jeugdlokaal correct vergund is,
• overnachten niet expliciet verboden wordt in de omgevingsvergunning en andere bepalingen, bijvoorbeeld politiereglementen.

Als je twijfelt, raden we aan om langs te gaan bij de gemeentelijke dienst stedenbouw. Meer info vind je op de CJT-webpagina rond ruimtelijke ordening.

Is het de bedoeling om je lokalen enkel te verhuren aan georganiseerde jeugdgroepen onder begeleiding? Check, ga naar stap 3.

Wil je ook graag volwassenengroepen, zoals oud-leiding, familie of vrienden, laten verblijven in je lokalen? Dan ben je verplicht om te voldoen aan het logiesdecreet en aan te melden als jeugdverblijf bij Toerisme Vlaanderen. Lees verder op deze pagina over starten als jeugdverblijf. 

Een weekend met twee overnachtingen telt als drie dagen verhuur. Jeugdlokalen die maximaal 60 dagen per jaar verhuren aan georganiseerde jeugdgroepen onder begeleiding, zijn vrijgesteld van het logiesdecreet en zijn bijgevolg niet verplicht om aan te melden bij Toerisme Vlaanderen. Er gelden dan geen Vlaamse uitbatingsregels, maar je bent wel verplicht om je verhuur te melden aan de burgemeester. Je gemeente kan, moest het nodig zijn, een aantal voorwaarden opleggen zodat de beperkte verhuur veilig kan plaatsvinden. Verhuur je niet meer dan 60 dagen per jaar? Check, ga naar stap 4.

Wil je meer dan 60 dagen per jaar verhuren? Dan ben je verplicht om te voldoen aan het logiesdecreet en aan te melden als jeugdverblijf bij Toerisme Vlaanderen. Lees verder op deze pagina over starten als jeugdverblijf. 

Ook als je niet verplicht bent om aan te melden bij Toerisme Vlaanderen, kan je natuurlijk wel de vrijwillige keuze maken om je toch aan te melden als jeugdverblijf, een erkenning vragen en zo genieten van de bijhorende voordelen.

Aangemelde verblijven moeten volgens het logiesdecreet voldoen aan basisnormen die gelden voor elk toeristisch logies, zoals specifieke brandveiligheidsnormen. Voor jeugdverblijven komen daar nog enkele extra voorwaarden bij, bijvoorbeeld dat je infrastructuur minstens moet voldoen aan de classificatie basis. 

Als je aanmeldt bij Toerisme Vlaanderen is het verstandig om ook meteen een erkenning te vragen met één van de drie classificaties: basis, standaard of comfort. De voorwaarden voor een erkenning met een classificatie basis zijn dezelfde als bij je aanmelding, je hoeft er dus niets extra voor te doen en je hebt een groot voordeel: een erkend jeugdverblijf kan voor subsidies aankloppen bij Toerisme Vlaanderen en Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM).

Meer info over het logiesdecreet en uitbatingsnormen kan je terugvinden op deze pagina.

Met een erkenning van Toerisme Vlaanderen kan je subsidies aanvragen bij zowel Toerisme Vlaanderen als het Departement Cultuur, Jeugd en Media.

• Bij Toerisme Vlaanderen kan elk erkend jeugdverblijf infrastructuursubsidies aanvragen, ongeacht de rechtsvorm van de uitbating.
• Bij Departement CJM kunnen enkel rechtspersonen met sociaal oogmerk (zoals vzw’s) aankloppen, zowel voor infrastructuursubsidies als voor werkings- en personeelssubsidies.

Wil je aanspraak maken van die subsidies en een erkenning aanvragen? Lees verder op deze pagina over starten als jeugdverblijf. 

Heb je geen erkenning van Toerisme Vlaanderen? Jeugdlokalen genieten soms van gemeentelijke subsidies. Ook kunnen duurzame investeringen vaak genieten van bijkomende premies.

Meer info over subsidies vind je terug op deze pagina.

Twee op de drie jeugdverblijven wordt uitgebaat door een vzw. Heel wat starters overwegen dan ook de oprichting van een vzw. Logisch, want een vzw beschikt over een aantal troeven:

• het eigen vermogen staat los van het vermogen van de vzw,
• als uitbater draag je een beperkte aansprakelijkheid,
• het opent de deur naar werkings- en personeelssubsidies.

Daar staat tegenover dat er een aantal administratieve verplichtingen bijkomen. Aan jou om voor- en nadelen af te wegen.

Mogelijks start je een verbouwing of zelfs een nieuwbouw. Een grondige voorbereiding kan achteraf heel wat ellende besparen. Het logiesdecreet stelt immers heel specifieke eisen voor jeugdverblijven. Zelfs als je momenteel niet van plan bent om aan te melden bij Toerisme Vlaanderen, hou je best rekening met de normen in het ontwerp. Zo hou je mogelijkheden voor de toekomst open.  

Een aantal aspecten verdienen zeker aandacht tijdens het (ver)bouwen:

• Erkende jeugdverblijven moeten minstens voldoen aan de classificatie basis, wat betekent dat je infrastructuur (sanitair, keuken, slaapruimte ...) een minimaal aantal voorzieningen moet hebben. 
• Erkende jeugdverblijven moeten brandveilig zijn. Voor jeugdverblijven gelden op Vlaams niveau duidelijke normen. Omdat de toekenning van het brandveiligheidsattest een taak is van de burgemeester, is het zeker aangewezen op voorhand de bouwplannen te bespreken met de plaatselijke brandweer. Zo vermijd je achteraf aanpassingen te moeten uitvoeren.
• Vanaf 2010 worden bij het toekennen van een omgevingsvergunning ook eisen opgelegd rond toegankelijkheid. In dat geval is het advies van een toegankelijkheidsbureau meestal noodzakelijk.
• Duurzaam bouwen is de toekomst, al is het maar om te besparen op de energiefactuur. Bij grotere bouwwerken kunnen jeugdverblijven ook vallen onder het energieprestatiebesluit.
• De meeste jeugdverblijven dienen ook rekening te houden met de bepalingen uit het legionellabesluit.
• Wat doe je met het afvalwater? Is het gebouw aangesloten op de riolering of moet je zelf nog een waterzuivering voorzien?
• Volpensionkeukens dienen te voldoen aan de HACCP-richtlijnen.

Als je samenwerkt met een aannemer, vergeet dan niet te checken of deze sociale of fiscale schulden heeft. Ook de bouwheer kan immers aansprakelijk gesteld worden om de schulden bij te passen.

Meer info op onze pagina rond (ver)bouwen.

Op Kampas kunnen (jeugd)groepen op zoek naar de ideale locatie voor hun meerdaags verblijf in Vlaanderen. Promotie via Kampas is gratis. Elke uitbater beschikt op kampas.be over een eigen omgeving, waarop je zelf kan bepalen hoe de accommodatie wordt gepresenteerd.

De online boekingsmodule van Kampas maakt het voor groepen mogelijk om een locatie snel en eenvoudig online te kunnen reserveren. Het werk van uitbaters wordt met deze module ook een stuk gemakkelijker:

• Je kalender is altijd actueel;
• Geen zorgen over contracten en facturen;
• Automatische betaalherinneringen en berichten voor de groepen;
• Alle (contact)gegevens altijd bij de hand;
• Duidelijke spelregels over betalen, annuleren, ...;
• Regelmatige en transparante uitbetaling van huurgelden en extra kosten; 
• Gemakkelijke en veilige overdracht bij wissel van verantwoordelijke;
• En veel meer … we tonen het graag via een demonstratie.

Je kan de boekingen zelf beheren via de module of volledig in handen van het team van CJT laten. Voor het gebruik van de boekingsmodule wordt een beperkte commissie op de huurgelden aangerekend. De boekingsmodule is enkel beschikbaar voor kampeerterreinen en erkende jeugdverblijven in zelfkook (of als je van plan bent om aan te melden bij Toerisme Vlaanderen). Klik hier en ontdek het advies van CJT over de geschikte formule.

Het is niet de bedoeling dat je verhuur een financiële strop wordt. Bij de start een realistisch financieel plan opstellen is dus allesbehalve een overbodige luxe.

Welke verschillende kosten moet je meenemen?

• terrein en gebouw (aankoop, huur of pacht, bouwkosten...)
• inrichting en meubilair
• onderhoudskosten
• energie
• verzekeringen en keuringen
• verplaatsingen
• secretariaatskosten (telefoon, internet, postzegels, drukwerk...)
• promotie
• indien personeel: personeelskosten
• indien volpension: grondstoffen

Op welke verschillende inkomsten kan je rekenen?

• verhuur
• verbruikte energie
• subsidies (eventueel)
• indien volpension: maaltijden

Je rendabiliteit is ook sterk afhankelijk van eventuele leningen of afschrijvingen. Belangrijk is uiteraard om een realistische prijs en bezettingsgraad te bepalen. Dit is van vele factoren afhankelijk en moet daarom geval per geval bekeken worden. Een kijkje nemen bij vergelijkbare jeugdlokalen (qua capaciteit, comfort, uitrusting, omgeving ...) geeft vaak reeds een goede indicatie. Meer info op onze pagina rond prijsbepaling.

De huurovereenkomst

In een huurovereenkomst worden afspraken tussen huurder en verhuurder wettelijk vastgelegd. Dit gebeurt best schriftelijk. De inhoud van de overeenkomst is vrij te bepalen zolang die niet in strijd is met de regels van openbare orde en het dwingend recht. Aanvullend op de overeenkomst zijn de wettelijke bepalingen, vermeld in het Burgerlijk Wetboek, van toepassing. Enkel het opstellen van een plaatsbeschrijving (art. 1730) is bij aanvang van de overeenkomst verplicht.

Wat wordt best opgenomen in de huurovereenkomst:

• plaats en datum van ondertekening
• naam en adres van de partijen (en hun vertegenwoordigers)
• plaats en datum van begin en einde van het verblijf
• ligging, comfort en belangrijkste kenmerken van het gehuurde goed
• aard en aantal inbegrepen diensten (bijvoorbeeld maaltijden)
• de prijs
• de betalingstermijn en de wijze van betaling (voor voorschot, waarborg en saldo)
• bijzondere afspraken
• voorwaarden om het contract te verbreken, hetzij door huurder, hetzij door verhuurder
• verwijzing naar het huishoudelijk reglement

Lees meer op onze pagina rond huurcontracten.

Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement bevat de huisregels van het jeugdverblijf en is doorgaans gekoppeld aan de huurovereenkomst.

Wat wordt opgenomen in een huishoudelijk reglement:

• personen waarop het reglement van toepassing is
• maximum aantal toegestane personen
• richtlijnen bij het gebruik van elektrische en verwarmingstoestellen, gasinstallatie, stookketel, alarminstallatie
• organisatie in de slaapkamers (gebruik van lakens, verplaatsen van bedden, vrijhouden van vluchtwegen)
• beperking van activiteiten in bepaalde ruimten (geen balspelen binnen, geen vuur)
• plaats en voorschriften voor het maken van een kampvuur
• richtlijnen voor de verzameling van afval, tijdstip van ophaling
• voorschriften bij het melden van schade en defecten
• voorschriften bij onderhoud en poetsen na het verblijf
• telefoonnummers van arts, ziekenwagen, brandweer, rijkswacht, politie, boswachter

Lees meer op onze pagina rond huishoudelijk reglement.

Let op: het ondertekenen van de huurovereenkomst en het huishoudelijk reglement is pas afdwingbaar door de uitbater als de tegenpartij meerderjarig is.

Verhuur van jeugdlokalen zorgt per definitie af en toe voor wat overlast, al dan niet vermeend. Een goede relatie met de buren is daarom van heel groot belang en daar moet je als uitbater ook in investeren. Goed informeren is dan ook meer dan nuttig, bijvoorbeeld via een opendeurdag of een receptie.

Eens verhuur opgestart is, kan je een aantal maatregelen nemen om lawaaihinder, geurhinder, storende nachtverlichting of te veel geparkeerde auto's zo veel mogelijk te vermijden. Als er schade wordt aangericht bij buurtbewoners, is het belangrijk dat deze ook vergoed wordt. Dit vraagt soms wat bemiddelingswerk van jou als uitbater.

Belangrijk ten slotte is dat buren een aanspreekpunt hebben waar ze steeds terecht kunnen bij problemen. Meer info op onze pagina over buren.

Ook dit moet je verplicht melden. Als je de tentengrond maximaal 75 dagen per jaar verhuurt aan georganiseerde groepen die onder toezicht van een of meer begeleiders staan, is het niet nodig om het terrein aan te melden bij Toerisme Vlaanderen. Maar er is wel meldingsplicht aan de burgemeester.

Wat met putten delven? Kampvuur? Comfortvereisten? Tips rondom het verhuren van een terrein kan je op deze pagina terugvinden. 

Ben je van plan je jeugdlokaal aan te melden bij Toerisme Vlaanderen (verplicht of vrijwillig)? Een tentengrond die wordt verhuurd samen met een erkend jeugdverblijf, kan ook een erkenning bekomen die nuttig is in geval van een werkingssubsidie bij het Departement Cultuur, jeugd en Media. Op basis van dit schema leggen we uit wat wanneer aangewezen is.